Tempo de OpenText: la solución para filesharing corporativo

{EAV:50d0a6b5e8f562ef} Una de las sorpresas que se dieron en el pasado OpenText Content Day celebrado en Madrid el 29 de noviembre, fue la presentacion en España de Tempo, la solución de gestión de ficheros en la nube que el fabricante habia anunciado dos semanas antes.

La necesidad de compartir ficheros es inherente a la colaboración. El origen de los ya habituales "pinchos" usb era facilitar esa tarea en lugar de utilizar el email. Para compartir ficheros de gran tamaño aparecieron, en el ámbito personal, aplicaciones P2P o servicios como Megaupload o Rapidshare, que fueron la base para aplicaciones  multidispositivo como Dropbox o Sugarsync (por citar algunos). Pero esa necesidad de compartir fácilmente contenidos de gran tamaño, también era una necesidad en el ámbito profesional y, como muchas de estas aplicaciones tienen opciones de uso gratuito, empezaron a utilizarlas también para compartir este tipo de contenidos. De hecho muchas de las compañias con las que he estado colaborando en estos dos ultimos años, estaban buscando alguna solución dentro del ámbito corporativo y asi darsela a los empleados y evitar el uso de ese tipo de aplicaciones. La razón fundamental, la seguridad.

Hace poco me contaban una anecdota de un como un equipo estaba siguiendo la definición de la nueva organización del area porque sus jefes estaban compartiendo el fichero mediante una de estas herramientas pero no se habian ocupado de ajustar los permisos de acceso y, en lugar de verlo 3 personas, lo estaban viendo las 30 personas de la división.

Tempo viene a cubrir ese requerimiento: una herramienta para compartir y sincronizar rapidamente ficheros pero aplicando la seguridad intrinseca a un sistema de gestión documental, y habilitando el acceso a esos ficheros desde múltiples dispositivos. El retorno: productividad, seguridad y trazabilidad, por no hablar del coste de infraestructuras. Para los mas curiosos, os dejo el enlace al folleto de presentación del producto.

De momento, el sistema esta disponible en la nube, pero no tardara mucho en estar conectado a los repositorios corporativos (de OpenText o de otros sistemas ECM) de forma que sea un medio mas para extender el despliegue de la gestión documental en las organizaciones. Es sin duda una de las novedades mas interesantes presentadas en los últimos meses.

Entre los clientes asistentes al evento se genero mucho interes por esta nueva aplicación ¿hará falta mucho Tempo para que salgan las primeras referencias en España? Yo creo que no ¿y vosotros?

Momentum 2011: IIG toma el control en Berlin

Este año no pude ir al evento anual europeo de EMC IIG (Information Intelligence Group) que mantiene el nombre de Momentum, aunque ahora Documentum que fue el grupo por el que se nombró el evento, si bien ocupa casi el 85% de las ponencias, sólo es una de las tecnologías de las que se hablan alli.

En esta ocasión he tenido que "asistir" a través de los canales on-line y que hacer bueno el dicho "lo importante no es saberlo tu, sino saber quien es quien lo sabe". De esta forma, siguiendo los blogs y tweets de a algunas personas que ya tenia identificadas, creo que he podido extraer las ideas mas relevantes, los cambios y novedades que ha propuesto EMC para estos próximos años, y compartirlo con vosotros.

La noticia mas relevante es el acuerdo con C6 para comercializar sus productos. La estrategia de xCP no habia obtenido el resultado esperado, incluso en alguna de las ponencias se reconocio que se habia posicionado/explicado de forma incorrecta. El movimiento hacia un cliente único, basado en la configuración y parametrización y no en el desarrollo, sin duda es una buena noticia. Quedan cosas por resolver, como si se abandonarán las DFC definitivamente por los DFS, o cual serán las herramientas a disposición de clientes y partners para la migración desde entornos actuales, pero me parece que la senda del camino esta bien trazada y estos detalles, si bien fundamentales para el éxito del cambio, se solventarán. 

Sin embargo no han sido menos importantes las novedades presentadas alrededor de xPlore, el cloud (como no) y NGIS. Para mi las tres cosas tienen como objetivo romper los lazos de dependencia que EMC tenia con respecto a sus competidores, al tiempo que les pueden proporcionar argumentos diferenciales que les mantenga liderando el mercado:

• xPlore independiza el sistema de búsqueda, antes anclado en tecnologías que han pasado a formar parte del porfolio de sus competidores. El soporte a tesaurus, Query based suscription (QBS) y la extraccion automatica de datos de catalogación via Content Intelligence Services (CIS), es algo que llega con algo de retraso, pero por lo menos llega.
• en este momento, Cloud u On-Demand significa para EMC proporcionar un entorno Documentum (imagen VmWare) en un sistema que ellos gestionan. Sin duda un mensaje interesante en términos de modelo de costes y rapidez de implementación, pero limita la personalización e integración de dicho entorno. Esto no es muy diferente de lo que ya ofrecen otros fabricantes, salvo por la ventaja competitiva del utilizar VmWare que puede facilitar la transición a un modelo On-site para los clientes que en un momento dado, deseen abandonar la nube.
• Next Generation Information Server (NGIS), que es la línea de trabajo del nuevo Content Server, es la independencia de los motores de base de datos. Es un movimiento agresivo el invertir en tu propia base de datos (xDB), siendo ese un mercado tan maduro, pero es algo imprescindible para tener el control comercial total del modelo de negocio que EMC puede proponer a clientes. Esta es para mi la clave del futuro de EMC ya que pondrá a algunos clientes en la tesitura de seguir o migrar de plataforma. Si NGIS esta a la altura de la gestión del "big data" y escenarios de arquitectura hibrida (nube publica y privada), posiblemente EMC no sólo mantenga sino incremente su posición actual, entrando incluso como player en otro tipo de áreas relacionadas con conocimiento y no sólo documentos.

Por poner un pero, si bien había sesiones y opiniones sobre los componentes de integración con Sharepoint, que parece ser otro de los caminos que se han enderezado con el SDF (Sharepoint Documentum Framework), lo que no he conseguido encontrar es información sobre la integración con SAP y la estrategia a futuro en ese campo. 

En 2012, Momentum se celebrará en Viena, ciudad imperial. Espero poder asistir ya que para ese momento, D7 se habra liberado, se habrán clarificado los puntos grises de la alianza con C6 y NGIS estará algo mas maduro. IIG esta dando los pasos, en mi opinión, en la buena dirección aunque algo tarde, pero como dice un dicho muy castizo "la opera no acaba hasta que canta la gorda".

¿Os parece que EMC esta en el buen camino? ¿Destacariais algo mas de los temas presentados en Momentum 2011?

PD: Os dejo algunos enlaces que os pueden resultar interesantes consultar, si teneis tiempo:

- el fantastico resumen que Alexandra hace de Momentum 2011 en Berlin (Reflections from Momentum 2011 Berlin)

- este post de Tim Grave sobre Momentum 2011:

http://xras3r.wordpress.com/2011/11/06/momentum-berlin/

- Presentaciones publicadas en slideshare: 

http://www.slideshare.net/search/slideshow?lang=%2A%2A&page=2&q=EMC+momentum&searchfrom=basic&sort=relevance&type=presentations

Los pilares de un proyecto ECM

Uno de mis libros favoritos es "Los Pilares de la Tierra" de Ken Follet. Para aquellos, imagino que pocos, que no lo hayan leído, narra el proceso de construcción de una catedral a través de los años en la Inglaterra del siglo XII. El libro incluso tiene una versión extendida en forma de aplicación de iPad (aqui podeis verla en iTunes).

Pero volviendo al tema inicial, no cometeré la osadía de comparar la construcción de una catedral gótica con la construcción y despliegue de un sistema de gestión documental, sin embargo, ambos tienen 3 pilares fundamentales bastante análogos:

1.- Material = Aplicación.

La longevidad y durabilidad en el tiempo de la catedral, estaba ligada a la calidad de los materiales seleccionados. Del mismo modo, la selección de una plataforma software escalable y funcionalmente completa, es vital para poder implantar una solución de gestión documental corporativa.

2.- Artesanos = Integrador

La belleza, armonía y magestuosidad de la catedral, se la daba el talento de los maestros artesanos que participaban en su construcción. Igualmente, la selección del partner y el equipo de proyecto adecuado es clave para el éxito de la implantación de un proyecto de gestión documental.

3.- Planos = Mapa Documental

La eficacia y sostenibilidad de la catedral, se la daban los planos que tan concienzuda y meticulosamente preparaban los maestros arquitectos. En este sentido, disponer del mapa documental y los procesos documentales corporativos es fundamental para aprovechar las capacidades de sinergia, colaboración y productividad inherentes al despliegue de sistema documental corporativo.

A los dos primeros se suelen dedicar muchos recursos y tiempo, sin embargo, la elaboración de un mapa documental corporativo, siendo en mi opinión igual de importante, se suele dejar en un segundo plano. El mapa documental define un modelo de catalogación completo, permite identificar las interrelaciones entre los documentos y las áreas operativas, los procesos que requieren o consumen dichos documentos y los diferentes roles y permisos que se deben tener en cuenta para gestionar su acceso por las personas relevantes. De esta forma:

• Identifica sinergias,
• Elimina duplicidades,
• Identifica áreas de eliminación de papel
• Permite homogeneizar procesos interdepartamentales o intercompañías
• Identifica áreas de riesgo
• Identifica áreas de “quick-win”
• …

Disponer del mapa documental corporativo previamente a la implantación de una solución documental, no elimina el riesgo de tener un proyecto poco exitoso (recordar que hay otros dos pilares), pero es básico para obtener el máximo retorno del proyecto en cuestión y construir una plataforma documental robusta y escalable para toda la organización, sin que ello se convierta en “Un mundo sin fin”, que es como se llama la continuación de “Los Pilares de la Tierra”.

En vuestra opinión ¿hay mas pilares fundamentales? ¿como pensais que se puede asegurar la robustez de estos tres pilares?

La crisis aviva el interes por las tecnologías ECM. Informe Gartner del 2011

Gartner, como en Octubre de cada año, ha publicado el "Magic Quadrant" relacionado con las tecnologías de ECM que pude leer tranquilamente durante un madrugador viaje en el AVE Madrid-Barcelona. A diferencia de otros años en los que poco se podía destacar del informe mas allá del posicionamiento de los diferentes fabricantes y los cuadros de ventajas vs puntos de mejora de los 5 grandes, este año el informe me ha parecido muy enriquecedor.

Respecto a la situación general del mercado, Gartner destaca que a pesar del momento económico y la presión en los presupuestos de IT de las organizaciones, la inversión en sistemas ECM había crecido en 2009 (5,1%), en 2010 (7,6%) y se preveía crecimiento medio anual de un 11,4% hasta el 2015. ¿Por qué esta aumentando la inversión en herramientas ECM a pesar de la situación económica? La razón que aducen es obvia para los que llevamos tiempo trabajando en este área: las plataformas ECM mejoran la PRODUCTIVIDAD.

Que el ECM se haya puesto "de moda", yo creo que no es fruto de la casualidad. Por fin se están viendo frutos en la evolución que han sufrido los fabricantes en estos últimos 3-4 años, además de la consolidación de fabricantes. Se ha evolucionado del mensaje de plataforma y repositorio único hacia soluciones basadas en aplicaciones compuestas, herramientas case y servicios de retención. Esto ha permitido acercar mucho más a las áreas de negocio las ventajas que proporciona una plataforma ECM y reforzar el mensaje de retorno y productividad que proporcionan a las organizaciones mediante:

• la reducción de los costes operativos,
• la optimización de procesos,
• la atracción y mantenimiento de clientes,
• la mejora de la calidad de los datos,
• la facilitación del cumplimiento normativo y la localización de contenido relevante.

Los 4 retos que Gartner señala para el futuro son: el Cloud computing, la movilidad, las capacidades analíticas y la gestión de ficheros de gran volumen, es decir, la gestión de los contenidos multimedia y contenidos sociales. Estos son capítulos en los que los denominados "Big 5" (IBM, Microsoft, Oracle, OpenText y EMC) han avanzado bastante en los últimos meses, ampliando diferencias respecto al resto, entre ellos Alfresco que es el único fabricante "open-source" que se mantiene en el cuadrante.

La buena noticia es que no faltarán oportunidades relacionadas con estos proyectos en los próximos años, no exentos de mucha competencia al ser de las pocas áreas de crecimiento. Es posible que veamos como salen más campañas como la que ha realizado Oracle hacia la base instalada de EMC y mas adquisiciones por parte de los grandes para incorporar elementos diferenciales.

En cualquier caso, lo mas importante sigue siendo disponer de una estrategia definida para tener una respuesta clara cuando nos aborden cual niños en Halloween y nos digan "¿Truco o trato?".

La búsqueda del buscador.

En el Cuadrante de Gartner sobre Information Access Technologies de Agosto de 2007 los 4 fabricantes que aparecian en el área de líderes eran Autonomy, muy destacado, Fast Search and Transfer, IBM y Endeca. Microsoft, Oracle, OpenText y Google aparecían como "Challengers" y HP ni siquiera era considerado dentro de esta categoría.

Han pasado 4 años, y como ya avisaba el informe, de los 31 productos que analizaban, sólo 12 aparecen en el marketscope (ya ni siquiera hay cuadrante) de Enterprise Search de 2010. Los grandes fabricantes han ido fagotizando a los líderes para completar sus funcionalidades de busqueda y análisis de los contenidos no estructurados. Así Fast fue adquirido por Microsoft, HP compro Autonomy y con la compra de Endeca por Oracle anunciada esta semana, ya no queda ningún fabricante de plataforma de busqueda independiente. Se mantienen Google, que juega otra categoria, en mi opinion, e IBM y OpenText que sigue manteniendo su propio producto.

Parece que quien ha quedado algo descolgado en esta lucha por controlar la búsqueda sobre el contenido no estructurado es EMC. Desde siempre, el no disponer de tecnología propia como buscador ha sido una de las cosas que ha penalizado a Documentum frente a sus competidores. En sus inicios utilizaba Verity, que fue adquirido por Autonomy, como buscador e indexador. En un cambio que pocos entendimos, dejo Verity para pasar a Fast, pero la compra de este por Microsoft les obligo a cambiar de nuevo a su actual buscador, la herramienta opensource Lucene. Sorprende que en los informes de Gartner, Lucene siempre fue excluido porque "las empresas no lo consideraban una alternativa real". La compra de AskOnce por parte de EMC parecia una apuesta por potenciar ese área de búsqueda y sindicación, pero finalmente no ha sido asi.

Uno de los principales retornos que se espera al implantar un sistema de gestión documental corporativo es la reducción en los tiempos de búsqueda de contenidos relevantes. Dejando a un lado la capacidad de integración, las facilidades en auto-catalogación y de análisis del contenido creo que se convertirán en los mayores diferenciales al seleccionar una plataforma ECM. En ese sentido, IBM, Microsoft, OpenText y Oracle parece que disponen de mensajes sólidos ¿cómo reaccionará EMC?

Lo reconozco, ¡soy un mac converso!

Aun a riesgo de parecer oportunista y que esta entrada se pierda entre los millones de contenidos que en estas dos semanas se están generando alrededor de Apple por la muerte de Steve Jobs y la venta del iPhone 4GS, quería poder compartir mis reflexiones después de haber "migrado" a Mac tras muchos años colgado a windows.

Siendo sincero, yo no entendia a los que utilizaban Mac y que hablaban maravillas sobre usabilidad, facilidad, rendimiento, etc... ¿De verdad es tan diferente a Windows? Sin duda, ser el fabricante del sistema operativo y del hardware debe proporcionar una cierta ventaja ¿pero tanta?

Desde el mes de julio he podido comprobar que si hay tanta diferencia. Ya cuando me lo dieron en el Apple Store de la Quinta Avenida, se encendio y vi 9:40 en el indicador de bateria, me dije: "Has acertado". El cambio no es inmediato y hay costumbres que son dificiles de adaptar (como el copiar-pegar), pero mas alla del uso del trackpad, lo realmente asombroso es el rendimiento del equipo y de las aplicaciones. Todo funciona como debe, tengas 2 o 15 ventanas/aplicaciones abiertas. Lo unico que me ha dado algún problema han sido, que curioso, las aplicaciones de Microsoft Office.

Haber empezado a trabajar con aplicaciones en la nube es otra de las cosas que, unido al Mac, me parece han causado un impacto positivo en mi productividad. La prueba de fuego fue en Septiembre cuando empece a trabajar solo con Mac, pero lejos de dar marcha atrás, me ha servido para reafirmarme en lo bueno del cambio. Adios a los tiempos en los que buscaba un enchufe en el AVE o en los aeropuertos, o cuando conectarme a un wi-fi era para ingenieros de teleco, o cuando ponerme a trabajar o dejar de hacerlo, me llevaba varios minutos. Por cierto, en 3 meses, ni una sola ventana de actualización de sistema operativo...¿como lo haran?.

Intentare ir incorporando mis experiencias con el cambio, enlaces que me han ayudado y aplicaciones que encuentre interesantes.

No podia acabar sin mostrar mi reconocimiento a Steve Jobs por su aportación al mundo de las tecnologías de la información. No sólo Apple, bajo su dirección, ha aportado un gran numero de innovaciones sin las que hoy por hoy no entenderiamos ciertos dispositivos, sino ademas ha consiguió acercar las TI a la vida cotidiana de todos.

Me permito poner el homenaje que le realizo Jonathan Mak, incorporandole como el mordisco del logo de Apple. D.E.P.

Los 3 ingredientes básicos de un ECM: Personas, Procesos y Contenido

Esta claro que, a nivel organizativo, la denominada "Green IT" debe, además de permitir el poder hacer las cosas bien y de forma sostenible, impactar de forma positiva en la cuenta de resultados.

Más aun en el entorno de mercado en el que nos encontramos, la identificación y cuantificación del Retorno de Inversión (famoso Return on Investment o ROI en inglés) a un plazo lo más corto posible es un prerrequisito antes de embarcarse en el despliegue de cualquier proyecto y es aquí donde la gestión documental goza de gran variedad de argumentos, tomándose con una visión de soporte a procesos corporativos.

Como ejemplo, algunos datos que he encontrado en whitepapers de diferentes analistas y que aplican a cualquier tipo de empresa:

-En media, más del 15% del espacio de oficina se ocupa por armarios y/o lugares para almacenar contenidos. En diversos estudios se ha mostrado que la implantación de un sistema de gestión documental puede llevar a reducir este espacio en más de un 35%.

-El tiempo medio diario gastado en buscar documentos en papel, ficheros, correo o contenido en intranets o internet es de unos 51 minutos. El tiempo de localización de un contenido electrónico gestionado por una plataforma ECM es de unos 15 segundos.

-En media, se generan 3 copias dentro de una misma organización para los documentos críticos de negocio (facturas, contratos,…). Este número pasa a 10 en compañías multinacionales. En determinados procesos, el disponer de una plataforma de ECM, puede eliminar por completo la generación de copias.

Pero más allá de estos argumentos cuantitativos, la verdadera transformación se obtiene al ensamblar dentro de una misma visión, el proceso de negocio, los contenidos que lo soportan (independientemente de su fuente y formato) y las personas que actúan en dicho proceso (dentro y fuera de la organización). Para esto es fundamental el disponer de una herramienta que asegure el trabajo sobre el “contenido único” y que además aporte seguridad, permita el cumplimiento de normativas de accesibilidad y retención, y sea accesible de forma sencilla y transparente al usuario.

La clave del éxito al definir e implantar un sistema de gestion documental, es conjugar Personas, Procesos y Contenido. Si alguno de estos ingredientes falta o no se pone en la cantidad necesaria, aunque sigamos los pasos que indica la receta, lo mas probable es que la tarta no salga todo lo buena que esperamos.

La sostenibilidad y la gestion documental. Tanto monta, monta tanto.

La sostenibilidad, que comenzó siendo un concepto aplicado fundamentalmente a actividades alrededor del medio ambiente, se está empezando a promover cada vez más en las organizaciones, no sólo con su interpretación relacionada con la responsabilidad social corporativa sino también por su interpretación relacionada con la implantación de procesos sostenibles como herramienta para la reducción de costes y mejora de la productividad.

Un estudio reciente realizado a un importante número de directivos de empresas multinacionales, arrojaba que el 93% consideraba que la sostenibilidad era una de las claves para el futuro éxito de las compañías. Además, se afirmaba que la recesión económica no había supuesto la falta de compromiso de las empresas con la sostenibilidad; por contra, el 80% de los encuestados aseguraba que había sido un aliciente para aumentar su apuesta por esta materia. De hecho, la sostenibilidad aparece ya dentro de los diez retos más importantes de cara al futuro para las empresas en el estudio de la Aetic “Innovación 2.0 en el sector de las TICs: El cliente en el centro de la ecuación de futuro”.

Esto no debería sorprendernos dado que las organizaciones, tanto públicas como privadas, están cada vez más obligadas a la búsqueda de eficiencia, a ser versátiles para hacer frente a un mercado global, a optimizar procesos existentes para lograr economías de escala y mejoras de productividad, en definitiva, a tratar de hacer más con menos. Pero ¿qué es lo que aporta la gestión documental en todo esto? La respuesta es sencilla, hay algo que siempre va a estar íntimamente ligado con todas estas iniciativas, los contenidos, y optimizando su gestión, estaremos sin duda aportando valor añadido a dichas iniciativas.

Habitualmente se cree que por estar digitalizando documentos y almacenándolos en un entorno más o menos organizado, se está realizando gestión documental. Sin duda eso es un paso importante para disponer de una solución completa, pero es tan solo el primer paso para poner el contenido a trabajar como un activo más de la organización.

En momentos como el actual, que la sostenibilidad no solo es una moda sino un objetivo en multitud de organizaciones, los sistemas de gestion documental corporativos (ECM) pueden suponer una herramienta que fácilmente apoye esas estrategias de sostenibilidad. ¿Que opinais?

Los riesgos de Sharepoint no son diferentes del resto de ECMs

Tras leer este post (http://blog.hollygroup.com/2011/06/expectations-for-sharepoint-ecm-be.html) del blog de Steve Wiessman y sus reflexiones sobre el estudio que realizo AIIM sobre el mercado de ECM, y en particular sus conclusiones alrededor de Sharepoint, pensé: "esas mismas cosas que le asustan sobre Sharepoint ¿no son cosas que también darían miedo en cualquier ECM?". Por supuesto que si.

La estrategia que ha seguido Microsoft para introducir Sharepoint en las empresas se ha fundamentado en dos cosas:

- Microsoft lo deja "gratis"

- Empezar a trabajar con el es rápido de forma que puedo disponer de algo (encaje o no con lo que necesito) sin gran necesidad de recursos y sin tener que involucrar necesariamente a IT.

Asi, son muchas las empresas en las que Sharepoint no ha sido una decisión estratégica de IT sino un producto que se ha ido expandiendo y que, en un momento dado, IT a tratado de poner bajo control. Desafortunadamente, en esas situaciones, el mal ya esta hecho:

- cada área ha utilizado Sharepoint para lo que ellos pensaba que era

- no existe una visión global del uso del sistema, que dificultara la reutilización y a colaboración mas alla de ese área o departamento

- ya hay contenido critico de negocio y hábitos de trabajo en ese sistema, por lo que la gestión del cambio se complicara

No me entendáis mal. Sharepoint me parece un fantástico producto, pero no vale para todo. Hace fácil algo vital para el éxito de la implantación de un ECM: que los usuarios contribuyan y colaboren con contenido, pero a partir de ahí..Yo creo que se convertirá en el interfaz de acceso al ECM de las organizaciones, pero que por debajo siempre requerirá de una plataforma mas robusta que le de escalabilidad en volumen, gestión de retención y capacidades de integración con otros sistemas. No en vano los "conectores" de sistemas ECM con Sharepoint son de los productos que mas interés generan en los clientes de un tiempo a esta parte.

¿Y para el mundo no Microsoft? Dificil pregunta ¿que opináis?

Invertir en conocimiento es invertir en personas

Hace poco escuche una frase de Benjamin Franklin que decia "Invertir en conocimiento produce siempre los mejores intereses". No puedo estar mas de acuerdo con esta afirmación y, como yo, imagino que todas las empresas que actualmente están invirtiendo en herramientas ECM.

El conocimiento es la información enriquecida. La información en si no proporciona un valor diferencial; son las personas que toman esa información las que, con su interpretación, la convierten en conocimiento.

En la epoca de Franklin la informacion era un bien precioso dificil de obtener, pero ¿lo sigue siendo ahora? En plena explosion de la web 2.0, con más de 200 millones de usuarios poniendo tweets, o blogeando (como yo ahora) o alimentando aplicaciones en sus empresas, hay dos cosas que me pregunto:

- ¿Por qué las estrategias corporativas en el ámbito del ECM siguen en su mayoria ancladas en el concepto de repositorio, es decir, mero archivo?

- ¿Cómo se puede aprovechar toda esta avalancha de informacion y distinguir qué es lo relevante para aprovecharlo como organización?

La primera tiene una respuesta parcialmente clara: estamos en un contexto economico que no permite alegrias y el retorno, aunque sea via consolidación de almacenamiento, es lo que prima al seleccionar proyectos.

Pero sobre la segunda ¿realmente se esta haciendo algo? Yo no creo que el conocido Comunity Manager sea la respuesta, porque él no es capaz de contextualizar el contenido existente en esa web 2.0, seleccionar lo relevante e incorporarlo a los procesos o comunidades internas. Al final, eso sigue en mano de los empleados o más bien de aquellos que deciden, normalmente con sobre esfuerzo, compartir con el resto, la información que consideran relevante para todos.

Al iniciar un proyecto de gestión documental siempre se suele decir "Esta solución es fantastica, pero sin contenido....". ¿Sera el momento de incentivar en las organizaciones a aquellos que aportan de verdad conocimiento para que asi todos lo hagan? En otros paises posiblemente no, pero en el nuestro, me parece que es un requisito imprescindible para lograr la tan deseada gestión de conocimiento corporativa.

Momentum 2010: Un fado por WebTop

Aun con algo de retraso, es lo que tiene estar poniendome al dia en el blog, me gustaria compartir mis impresiones del evento europeo de usuarios de EMC Documentum, el famoso Momentum, que se celebro del 25-28 de Octubre de 2010 en la preciosa ciudad de Lisboa.

Aunque la asistencia fue menor que otros años, cosa lógica, el gran ambiente de las anteriores veces se mantuvo y el evento no estuvo exento de sorpresas y posibilidades de aprender y conocer gente interesante. El iPad era, como no, el regalo de moda en la zona de expositores. A ver cuanto aguanto sin tener uno, pero vista mi decepción con el iPhone, simplemente no le veo productivo para mi.

Al grano que me disperso. Creo que yo, como todos allí, estábamos ansiosos por conocer la estrategia y intenciones de EMC, y en particular del área de IIG en los próximos años ya que, de un tiempo a esta parte, había mucha inseguridad en el camino a seguir y la estrategia de xCP había generado más de una duda.

En lineas generales, yo no consegui resolver totalmente esas dudas. Los contenidos de las keynotes dadas por el top management, y que en mi opinión no cubrieron las expectativas, la poca profundidad de las presentaciones clave, y la dispersión en los mensajes, dejaron demasiadas cosas en el aire.

Como siempre, de lo mejor fueron las sesiones de roadmap de producto que realizan John McCormick y Mark Arbour. Ahi se anuncio que DFS dejara de evolucionar (poca vida ha tenido) y EMC va a una arquitectura basada en http/rest o que Webtop no evolucionara, tranquilos no se discontinua, siendo la línea de My Documentum (para integración), xCP (para aplicaciones de consulta o procesos) y Centerstage (para aplicaciones documentales y de colaboración) "el futuro", o que Webpublisher no evoluciona y la plataforma de Fatwire se convierte en la solución WCM de la suite.

Por ultimo, para los "ansiosos" de las nuevas versiones, se comento que D7 estaría en Q4 2011, aunque creo que será para principios de 2012.

Algo que paso desapercibido pero, en mi opinión, es un cambio bastante relevante, es la obligada sustitución de FAST por xPlore (nuevo buscador basado en Lucene). Hubo poca información sobre el nuevo producto pero si se indico que la migración parece que será un proceso algo mas complicado que un simple migración técnica. xPlore es otra de las patas sobre las que EMC quiere apoyar su estrategia, ya que la búsqueda ha sido siempre uno de sus puntos débiles al estar utilizando tecnologías no propietarias.

Una de las grandes y gratas sorpresas fue la presentacion de la solución que se ha desarrollado para el mundo del Oil&Gas llamada EPFM (Electronic Plant Facility Maintenance). Más que la solución en si que me pareció un acierto y que rezuma robustez, me gusto el planteamiento de dar soluciones verticales basada en la enorme potencia de la plataforma, eso que ya se hizo con el GxPharma, pero con la diferencia que esta vez el dueño de la solución es la propia EMC.

Por ultimo, no quiero dejar de mencionar el Momentum Virtual que se celebro una vez se finalizó el Momentum real. Como primera experiencia no estuvo mal, pero creo que tiene que mejorar mucho en siguientes ediciones, sobre todo en usabilidad, ya que el acceso a la información era bastante confuso. Yo no logré hacerme con las presentaciones y os aseguro que busqué bastante (si alguien las tiene por favor que me envie un mail).

Me permito poneros un par de enlaces que he encontrado de otros compañeros blogeros con sus impresiones del evento:

• http://ecmobservations.wordpress.com/2010/10/
• http://blog.tsgrp.com/2010/11/16/momentum-2010-%E2%80%93-thoughts-on-sharepoint/
• http://ecmobservations.wordpress.com/2011/02/21/preparing-for-the-emc-iig-future/

En resumen, parece generalizada la opinión de que EMC IIG esta en una fase de profundo cambio. Si consigue centrarse en sus puntos fuertes, reconducir su posicionamiento como herramienta para aplicaciones transaccionales sobre xCP (para mi un error) y continua lanzando soluciones que le permitan posicionarse como plataforma de aplicaciones documentales, aunque aqui va algo por detras de otros competidores, EMC conseguira mantener su liderazgo global, y no convertirse “tan solo” en la plataforma estándar en sectores como el farmacéutico o el de la energía.

Parece que 2011 tampoco sera el año de la factura electronica

A pesar de la situacion de crisis economica y de la busqueda de instrumentos que permitan ajustar el gran desequilibrio en la balanza de ingresos y gastos de nuestras administraciones publicas, una de las medidas que parecia poder generar un impacto importante en las cuentas publicas y que sigue sin despegar es la utilización de la facturación electronica.

Tal y como sigue apareciendo en el cuadro de aplicacion de normas de la AEAT (

http://www.facturae.es/es-ES/Documentacion/Normativa/Normativa/CuadroPlazos.pdf ) el uso de la facturacion electrónica debia ser obligatoria para la comunicacion con la AGE para las empresas que no hicieran cuenta de perdidas y ganancias abreviada desde el 1 de agosto de 2009 y para todas las empresas desde el el 1 de noviembre de 2010. Sin embargo estos plazos, segun aparece ahora, estan condicionados a la publicación de las Normas de Desarrollo. Estas normas debían haber sido publicadas entre Mayo y Agosto de 2009 y son las que parece no tienen fecha de publicacion todavia.

Si bien hay diferentes estudios que hablan del posible ahorro que el uso masivo de la facturación electrónica proporcionaria a medio y largo plazo, tanto a la administración publica como a las empresas, la situacion economica y politica de nuestro pais, lejos de ser un catalizador que acelerara su implantación ha servido de inhibidor a esta iniciativa. El propio secretario de Estado de Telecomunicaciones y para la Sociedad de la Información del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio, Juan Junquera, afirmo este mes de julio que "si en España sólo hubiera factura electrónica, se ahorraría 15.000 millones de euros" (noticia en 20 minutos http://goo.gl/WA394). Curiosamente es el mismo nivel de ahorro que ya se decia cuando se presento el formato facturae en Febrero de 2008 (anuncio en la web del MITYC http://goo.gl/H2C6V). ¿Podria haber sido el 2011 el primer año de ahorro de esos 15.000 millones? Segun el propio ministerio eso seria el 1,5% del PIB. Que bien nos vendria poder disponer de esos fondos para otras actividades en este momento ¿verdad?.

Por si no habeis podido leerlo, os animo a mirar la presentación que en su momento realizaban el Ministerio de Industria Turismo y Comercio junto con el Ministerio de Economia y Hacienda.

http://www.mityc.es/es-es/gabineteprensa/notasprensa/documents/presentacion_final_6feb.pdf

Me temo que hasta bien entrada la siguiente legislatura este tema seguira "dormido" y habremos perdido la oportunidad de ser un pais pionero en Europa en estos temas, pudiendo incluso liderar su despliegue dentro de la unión, con lo que eso podria reportar no solo a nivel economico y sino también en influir sobre el modelo de implantación para que se ajustara lo maximo posible a lo ya implantado aqui, reduciendo los posibles costes de adaptación a una normativa europea, que esta por llegar.

Es una pena ver como dejamos pasar una buena oportunidad para la mejora de la productividad de nuestras empresas y hacerlas mas competitivas frente al exterior, mas aún cuando no hay muchas oportunidades de este tipo. A ver si podemos todavia seguir siendo la locomotora de este tren y no un vagon mas.

El principio de Pareto en la gestión de la información

De todos es conocido el Principio de Pareto o "regla del 80:20". Este principio tan simple se observa, sorprendentemente, con mucha frecuencia en diferentes áreas de la vida cotidiana y, en particular, dentro del ámbito empresarial. Es bastante conocida su aplicación para el análisis de ventas o el análisis de productos, y, ya en mi ámbito del dia a dia, su aplicación en el área de los Sistemas de información, y más en concreto referido a los volúmenes de información que debe tratar y gestionar una empresa. En la mayoría de las organizaciones, tan solo el 20% de la información está estructurada (son datos) y controlada en entornos gestionados (ERPs, CRMs, BIs,...), mientras que el 80% restante no solo no está gestionada (está en portátiles, servidores de disco compartidos, memorias usb) sino que además es de tipo no estructurado (email, hojas de calculo, documentos, presentaciones, imágenes, videos). Este gráfico lo muestran todos los fabricantes de soluciones ECM dentro de sus 5 primeras transparencias en una presentación.

Si tomamos como base esa distribución del tipo de información y la comparamos con los gastos realizados en tecnologías de la información en los pasados años, se observa que la mayoría de los recursos han ido destinados a la gestión de ese 20% de contenido estructurado, que podriamos denominar contenido Operativo, y que es imprescindible para que una empresa pueda operar. Por otro lado, muy pocos recursos han ido destinados a la gestión de ese 80% restante, que podriamos llamar contenido Intelectual, y que es el autentico capital conocimiento de la empresa, su “know-how”.

En los últimos 2-3 años, a pesar o por la crisis, no lo se muy bien, las tecnologías de gestión de documental y de contenidos, están tomando cada vez mas importancia como sistemas horizontales en las empresas y como servicios de valor añadido asociadas e integradas con las aplicaciones de negocio existentes. Conceptos como la factura electrónica, el archivo digital, la oficina sin papeles o el repositorio único, son ya términos de uso habitual entre usuarios finales, equipos de sistemas de información y consultores.

Nunca como hasta ahora había visto tantos proyectos para vincular la información Operativa con la información Intelectual, con el objetivo de optimizar los procesos, mejorar la eficiencia en la utilización de los recursos y dotar de mayor calidad a los productos y servicios, entendiendo estos proyectos como herramientas para potenciar la competitividad de la empresa en el mercado.

¿Seremos capaces de dar la vuelta a la afirmación del famoso Pareto? ¿que ley o principio tendremos que empezar a utilizar?

IBM intenta recuperar terreno en el mundo SAP ECM

El pasado dia 27/01/2011, asistí al Desayuno "ECM para SAP" organizado por IBM.

Esta claro que en el actual contexto económico, la consolidación, el ahorro de costes y las sinergias funcionales alrededor del mundo del transaccional son unas de las áreas de inversión mas claras de las empresas y que hay que posicionarse para jugar ese partido.

Se presentó, dentro de la estrategia corporativa de Smart Archiving, el conjunto de soluciones de archivado de SAP sobre plataforma IBM. Entre ellas, lo más destacado es el producto Information Content Collector for SAP (ICC for SAP), liberado en Noviembre de 2010, que unifica sus tecnologías de integración entre SAP y sus repositorios (Content Manager y P8). Esta solución es compatible con ambos y consolida las funcionalidades que antes estaban por separado en los módulos Commonstore for SAP (especifico para integracion SAP-Content Manager) y AS for SAP (específico para la integración SAP-Panagon). Por primera vez escuche que el repositorio recomendado para nuevos clientes en entorno SAP es P8, una incognita menos.

Un elemento destacable es que se ha tomado especial cuidado en las implicaciones derivadas de una posible migración en sus clientes, tanto de conector como de repositorio, tratando de simplificar el impacto al máximo y evitar posibles movimientos de datos o contenidos. Gran acierto ya que el resto de fabricantes, y en particular SAP, estarán al acecho de los clientes susceptibles de migrar.

El problema es que, en mi opinión, IBM llega un poco tarde ya que el propio SAP lleva algo mas de 2 años trabajando ese mercado a raíz de su alianza con OpenText. Parece que siguen planteando sus soluciones en el ámbito del archivado cuando sus competidores están ya avanzando en proponer soluciones dentro del marco funcional o integración de procesos (facturas, gastos de viaje, documentación de empleados,...), lo que les puede dejar algo descolgados...pero estamos hablando de IBM y si alguien sabe reposicionarse es el gigante azul.