La sostenibilidad, que comenzó siendo un concepto aplicado fundamentalmente a actividades alrededor del medio ambiente, se está empezando a promover cada vez más en las organizaciones, no sólo con su interpretación relacionada con la responsabilidad social corporativa sino también por su interpretación relacionada con la implantación de procesos sostenibles como herramienta para la reducción de costes y mejora de la productividad.
Un estudio reciente realizado a un importante número de directivos de empresas multinacionales, arrojaba que el 93% consideraba que la sostenibilidad era una de las claves para el futuro éxito de las compañías. Además, se afirmaba que la recesión económica no había supuesto la falta de compromiso de las empresas con la sostenibilidad; por contra, el 80% de los encuestados aseguraba que había sido un aliciente para aumentar su apuesta por esta materia. De hecho, la sostenibilidad aparece ya dentro de los diez retos más importantes de cara al futuro para las empresas en el estudio de la Aetic “Innovación 2.0 en el sector de las TICs: El cliente en el centro de la ecuación de futuro”.
Esto no debería sorprendernos dado que las organizaciones, tanto públicas como privadas, están cada vez más obligadas a la búsqueda de eficiencia, a ser versátiles para hacer frente a un mercado global, a optimizar procesos existentes para lograr economías de escala y mejoras de productividad, en definitiva, a tratar de hacer más con menos. Pero ¿qué es lo que aporta la gestión documental en todo esto? La respuesta es sencilla, hay algo que siempre va a estar íntimamente ligado con todas estas iniciativas, los contenidos, y optimizando su gestión, estaremos sin duda aportando valor añadido a dichas iniciativas.
Habitualmente se cree que por estar digitalizando documentos y almacenándolos en un entorno más o menos organizado, se está realizando gestión documental. Sin duda eso es un paso importante para disponer de una solución completa, pero es tan solo el primer paso para poner el contenido a trabajar como un activo más de la organización.
En momentos como el actual, que la sostenibilidad no solo es una moda sino un objetivo en multitud de organizaciones, los sistemas de gestion documental corporativos (ECM) pueden suponer una herramienta que fácilmente apoye esas estrategias de sostenibilidad. ¿Que opinais?
2 comentarios:
Hola, personalmente creo que la gestión documental es clave para la mayoría de empresas, ya que a parte de mejorar la sostenibilidad, permite mejorar la eficiencia de la empresa. La organización de la información en un mismo portal de acceso a los trabajadores desde todos los departamentos, facilita enormemente el trabajo. Eso sí, siempre hay que tener copias de seguridad de toda la documentación y disponer de un sistema eficaz. en nuestra empresa (bufete abogados), utilizamos el software de gestión documental Platon, y el cambio ha sido para mejor.
Un saludo
Gracias por tu comentario Silvia. Esta claro que siempre hay que tener copias de seguridad, incluso que todavia hay papeles que se han de mantener a pesar de digitalizarlos, y mas en vuestro sector que gestionais informacion tan delicada. No conocia Platon, asi que mirare tu link para ver que tal es.
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