El principio de Pareto en la gestión de la información

De todos es conocido el Principio de Pareto o "regla del 80:20". Este principio tan simple se observa, sorprendentemente, con mucha frecuencia en diferentes áreas de la vida cotidiana y, en particular, dentro del ámbito empresarial. Es bastante conocida su aplicación para el análisis de ventas o el análisis de productos, y, ya en mi ámbito del dia a dia, su aplicación en el área de los Sistemas de información, y más en concreto referido a los volúmenes de información que debe tratar y gestionar una empresa. En la mayoría de las organizaciones, tan solo el 20% de la información está estructurada (son datos) y controlada en entornos gestionados (ERPs, CRMs, BIs,...), mientras que el 80% restante no solo no está gestionada (está en portátiles, servidores de disco compartidos, memorias usb) sino que además es de tipo no estructurado (email, hojas de calculo, documentos, presentaciones, imágenes, videos). Este gráfico lo muestran todos los fabricantes de soluciones ECM dentro de sus 5 primeras transparencias en una presentación.

Si tomamos como base esa distribución del tipo de información y la comparamos con los gastos realizados en tecnologías de la información en los pasados años, se observa que la mayoría de los recursos han ido destinados a la gestión de ese 20% de contenido estructurado, que podriamos denominar contenido Operativo, y que es imprescindible para que una empresa pueda operar. Por otro lado, muy pocos recursos han ido destinados a la gestión de ese 80% restante, que podriamos llamar contenido Intelectual, y que es el autentico capital conocimiento de la empresa, su “know-how”.

En los últimos 2-3 años, a pesar o por la crisis, no lo se muy bien, las tecnologías de gestión de documental y de contenidos, están tomando cada vez mas importancia como sistemas horizontales en las empresas y como servicios de valor añadido asociadas e integradas con las aplicaciones de negocio existentes. Conceptos como la factura electrónica, el archivo digital, la oficina sin papeles o el repositorio único, son ya términos de uso habitual entre usuarios finales, equipos de sistemas de información y consultores.

Nunca como hasta ahora había visto tantos proyectos para vincular la información Operativa con la información Intelectual, con el objetivo de optimizar los procesos, mejorar la eficiencia en la utilización de los recursos y dotar de mayor calidad a los productos y servicios, entendiendo estos proyectos como herramientas para potenciar la competitividad de la empresa en el mercado.

¿Seremos capaces de dar la vuelta a la afirmación del famoso Pareto? ¿que ley o principio tendremos que empezar a utilizar?

IBM intenta recuperar terreno en el mundo SAP ECM

El pasado dia 27/01/2011, asistí al Desayuno "ECM para SAP" organizado por IBM.

Esta claro que en el actual contexto económico, la consolidación, el ahorro de costes y las sinergias funcionales alrededor del mundo del transaccional son unas de las áreas de inversión mas claras de las empresas y que hay que posicionarse para jugar ese partido.

Se presentó, dentro de la estrategia corporativa de Smart Archiving, el conjunto de soluciones de archivado de SAP sobre plataforma IBM. Entre ellas, lo más destacado es el producto Information Content Collector for SAP (ICC for SAP), liberado en Noviembre de 2010, que unifica sus tecnologías de integración entre SAP y sus repositorios (Content Manager y P8). Esta solución es compatible con ambos y consolida las funcionalidades que antes estaban por separado en los módulos Commonstore for SAP (especifico para integracion SAP-Content Manager) y AS for SAP (específico para la integración SAP-Panagon). Por primera vez escuche que el repositorio recomendado para nuevos clientes en entorno SAP es P8, una incognita menos.

Un elemento destacable es que se ha tomado especial cuidado en las implicaciones derivadas de una posible migración en sus clientes, tanto de conector como de repositorio, tratando de simplificar el impacto al máximo y evitar posibles movimientos de datos o contenidos. Gran acierto ya que el resto de fabricantes, y en particular SAP, estarán al acecho de los clientes susceptibles de migrar.

El problema es que, en mi opinión, IBM llega un poco tarde ya que el propio SAP lleva algo mas de 2 años trabajando ese mercado a raíz de su alianza con OpenText. Parece que siguen planteando sus soluciones en el ámbito del archivado cuando sus competidores están ya avanzando en proponer soluciones dentro del marco funcional o integración de procesos (facturas, gastos de viaje, documentación de empleados,...), lo que les puede dejar algo descolgados...pero estamos hablando de IBM y si alguien sabe reposicionarse es el gigante azul.