La crisis aviva el interes por las tecnologías ECM. Informe Gartner del 2011

Gartner, como en Octubre de cada año, ha publicado el "Magic Quadrant" relacionado con las tecnologías de ECM que pude leer tranquilamente durante un madrugador viaje en el AVE Madrid-Barcelona. A diferencia de otros años en los que poco se podía destacar del informe mas allá del posicionamiento de los diferentes fabricantes y los cuadros de ventajas vs puntos de mejora de los 5 grandes, este año el informe me ha parecido muy enriquecedor.

Respecto a la situación general del mercado, Gartner destaca que a pesar del momento económico y la presión en los presupuestos de IT de las organizaciones, la inversión en sistemas ECM había crecido en 2009 (5,1%), en 2010 (7,6%) y se preveía crecimiento medio anual de un 11,4% hasta el 2015. ¿Por qué esta aumentando la inversión en herramientas ECM a pesar de la situación económica? La razón que aducen es obvia para los que llevamos tiempo trabajando en este área: las plataformas ECM mejoran la PRODUCTIVIDAD.

Que el ECM se haya puesto "de moda", yo creo que no es fruto de la casualidad. Por fin se están viendo frutos en la evolución que han sufrido los fabricantes en estos últimos 3-4 años, además de la consolidación de fabricantes. Se ha evolucionado del mensaje de plataforma y repositorio único hacia soluciones basadas en aplicaciones compuestas, herramientas case y servicios de retención. Esto ha permitido acercar mucho más a las áreas de negocio las ventajas que proporciona una plataforma ECM y reforzar el mensaje de retorno y productividad que proporcionan a las organizaciones mediante:

• la reducción de los costes operativos,
• la optimización de procesos,
• la atracción y mantenimiento de clientes,
• la mejora de la calidad de los datos,
• la facilitación del cumplimiento normativo y la localización de contenido relevante.

Los 4 retos que Gartner señala para el futuro son: el Cloud computing, la movilidad, las capacidades analíticas y la gestión de ficheros de gran volumen, es decir, la gestión de los contenidos multimedia y contenidos sociales. Estos son capítulos en los que los denominados "Big 5" (IBM, Microsoft, Oracle, OpenText y EMC) han avanzado bastante en los últimos meses, ampliando diferencias respecto al resto, entre ellos Alfresco que es el único fabricante "open-source" que se mantiene en el cuadrante.

La buena noticia es que no faltarán oportunidades relacionadas con estos proyectos en los próximos años, no exentos de mucha competencia al ser de las pocas áreas de crecimiento. Es posible que veamos como salen más campañas como la que ha realizado Oracle hacia la base instalada de EMC y mas adquisiciones por parte de los grandes para incorporar elementos diferenciales.

En cualquier caso, lo mas importante sigue siendo disponer de una estrategia definida para tener una respuesta clara cuando nos aborden cual niños en Halloween y nos digan "¿Truco o trato?".

La búsqueda del buscador.

En el Cuadrante de Gartner sobre Information Access Technologies de Agosto de 2007 los 4 fabricantes que aparecian en el área de líderes eran Autonomy, muy destacado, Fast Search and Transfer, IBM y Endeca. Microsoft, Oracle, OpenText y Google aparecían como "Challengers" y HP ni siquiera era considerado dentro de esta categoría.

Han pasado 4 años, y como ya avisaba el informe, de los 31 productos que analizaban, sólo 12 aparecen en el marketscope (ya ni siquiera hay cuadrante) de Enterprise Search de 2010. Los grandes fabricantes han ido fagotizando a los líderes para completar sus funcionalidades de busqueda y análisis de los contenidos no estructurados. Así Fast fue adquirido por Microsoft, HP compro Autonomy y con la compra de Endeca por Oracle anunciada esta semana, ya no queda ningún fabricante de plataforma de busqueda independiente. Se mantienen Google, que juega otra categoria, en mi opinion, e IBM y OpenText que sigue manteniendo su propio producto.

Parece que quien ha quedado algo descolgado en esta lucha por controlar la búsqueda sobre el contenido no estructurado es EMC. Desde siempre, el no disponer de tecnología propia como buscador ha sido una de las cosas que ha penalizado a Documentum frente a sus competidores. En sus inicios utilizaba Verity, que fue adquirido por Autonomy, como buscador e indexador. En un cambio que pocos entendimos, dejo Verity para pasar a Fast, pero la compra de este por Microsoft les obligo a cambiar de nuevo a su actual buscador, la herramienta opensource Lucene. Sorprende que en los informes de Gartner, Lucene siempre fue excluido porque "las empresas no lo consideraban una alternativa real". La compra de AskOnce por parte de EMC parecia una apuesta por potenciar ese área de búsqueda y sindicación, pero finalmente no ha sido asi.

Uno de los principales retornos que se espera al implantar un sistema de gestión documental corporativo es la reducción en los tiempos de búsqueda de contenidos relevantes. Dejando a un lado la capacidad de integración, las facilidades en auto-catalogación y de análisis del contenido creo que se convertirán en los mayores diferenciales al seleccionar una plataforma ECM. En ese sentido, IBM, Microsoft, OpenText y Oracle parece que disponen de mensajes sólidos ¿cómo reaccionará EMC?

Lo reconozco, ¡soy un mac converso!

Aun a riesgo de parecer oportunista y que esta entrada se pierda entre los millones de contenidos que en estas dos semanas se están generando alrededor de Apple por la muerte de Steve Jobs y la venta del iPhone 4GS, quería poder compartir mis reflexiones después de haber "migrado" a Mac tras muchos años colgado a windows.

Siendo sincero, yo no entendia a los que utilizaban Mac y que hablaban maravillas sobre usabilidad, facilidad, rendimiento, etc... ¿De verdad es tan diferente a Windows? Sin duda, ser el fabricante del sistema operativo y del hardware debe proporcionar una cierta ventaja ¿pero tanta?

Desde el mes de julio he podido comprobar que si hay tanta diferencia. Ya cuando me lo dieron en el Apple Store de la Quinta Avenida, se encendio y vi 9:40 en el indicador de bateria, me dije: "Has acertado". El cambio no es inmediato y hay costumbres que son dificiles de adaptar (como el copiar-pegar), pero mas alla del uso del trackpad, lo realmente asombroso es el rendimiento del equipo y de las aplicaciones. Todo funciona como debe, tengas 2 o 15 ventanas/aplicaciones abiertas. Lo unico que me ha dado algún problema han sido, que curioso, las aplicaciones de Microsoft Office.

Haber empezado a trabajar con aplicaciones en la nube es otra de las cosas que, unido al Mac, me parece han causado un impacto positivo en mi productividad. La prueba de fuego fue en Septiembre cuando empece a trabajar solo con Mac, pero lejos de dar marcha atrás, me ha servido para reafirmarme en lo bueno del cambio. Adios a los tiempos en los que buscaba un enchufe en el AVE o en los aeropuertos, o cuando conectarme a un wi-fi era para ingenieros de teleco, o cuando ponerme a trabajar o dejar de hacerlo, me llevaba varios minutos. Por cierto, en 3 meses, ni una sola ventana de actualización de sistema operativo...¿como lo haran?.

Intentare ir incorporando mis experiencias con el cambio, enlaces que me han ayudado y aplicaciones que encuentre interesantes.

No podia acabar sin mostrar mi reconocimiento a Steve Jobs por su aportación al mundo de las tecnologías de la información. No sólo Apple, bajo su dirección, ha aportado un gran numero de innovaciones sin las que hoy por hoy no entenderiamos ciertos dispositivos, sino ademas ha consiguió acercar las TI a la vida cotidiana de todos.

Me permito poner el homenaje que le realizo Jonathan Mak, incorporandole como el mordisco del logo de Apple. D.E.P.

Los 3 ingredientes básicos de un ECM: Personas, Procesos y Contenido

Esta claro que, a nivel organizativo, la denominada "Green IT" debe, además de permitir el poder hacer las cosas bien y de forma sostenible, impactar de forma positiva en la cuenta de resultados.

Más aun en el entorno de mercado en el que nos encontramos, la identificación y cuantificación del Retorno de Inversión (famoso Return on Investment o ROI en inglés) a un plazo lo más corto posible es un prerrequisito antes de embarcarse en el despliegue de cualquier proyecto y es aquí donde la gestión documental goza de gran variedad de argumentos, tomándose con una visión de soporte a procesos corporativos.

Como ejemplo, algunos datos que he encontrado en whitepapers de diferentes analistas y que aplican a cualquier tipo de empresa:

-En media, más del 15% del espacio de oficina se ocupa por armarios y/o lugares para almacenar contenidos. En diversos estudios se ha mostrado que la implantación de un sistema de gestión documental puede llevar a reducir este espacio en más de un 35%.

-El tiempo medio diario gastado en buscar documentos en papel, ficheros, correo o contenido en intranets o internet es de unos 51 minutos. El tiempo de localización de un contenido electrónico gestionado por una plataforma ECM es de unos 15 segundos.

-En media, se generan 3 copias dentro de una misma organización para los documentos críticos de negocio (facturas, contratos,…). Este número pasa a 10 en compañías multinacionales. En determinados procesos, el disponer de una plataforma de ECM, puede eliminar por completo la generación de copias.

Pero más allá de estos argumentos cuantitativos, la verdadera transformación se obtiene al ensamblar dentro de una misma visión, el proceso de negocio, los contenidos que lo soportan (independientemente de su fuente y formato) y las personas que actúan en dicho proceso (dentro y fuera de la organización). Para esto es fundamental el disponer de una herramienta que asegure el trabajo sobre el “contenido único” y que además aporte seguridad, permita el cumplimiento de normativas de accesibilidad y retención, y sea accesible de forma sencilla y transparente al usuario.

La clave del éxito al definir e implantar un sistema de gestion documental, es conjugar Personas, Procesos y Contenido. Si alguno de estos ingredientes falta o no se pone en la cantidad necesaria, aunque sigamos los pasos que indica la receta, lo mas probable es que la tarta no salga todo lo buena que esperamos.

La sostenibilidad y la gestion documental. Tanto monta, monta tanto.

La sostenibilidad, que comenzó siendo un concepto aplicado fundamentalmente a actividades alrededor del medio ambiente, se está empezando a promover cada vez más en las organizaciones, no sólo con su interpretación relacionada con la responsabilidad social corporativa sino también por su interpretación relacionada con la implantación de procesos sostenibles como herramienta para la reducción de costes y mejora de la productividad.

Un estudio reciente realizado a un importante número de directivos de empresas multinacionales, arrojaba que el 93% consideraba que la sostenibilidad era una de las claves para el futuro éxito de las compañías. Además, se afirmaba que la recesión económica no había supuesto la falta de compromiso de las empresas con la sostenibilidad; por contra, el 80% de los encuestados aseguraba que había sido un aliciente para aumentar su apuesta por esta materia. De hecho, la sostenibilidad aparece ya dentro de los diez retos más importantes de cara al futuro para las empresas en el estudio de la Aetic “Innovación 2.0 en el sector de las TICs: El cliente en el centro de la ecuación de futuro”.

Esto no debería sorprendernos dado que las organizaciones, tanto públicas como privadas, están cada vez más obligadas a la búsqueda de eficiencia, a ser versátiles para hacer frente a un mercado global, a optimizar procesos existentes para lograr economías de escala y mejoras de productividad, en definitiva, a tratar de hacer más con menos. Pero ¿qué es lo que aporta la gestión documental en todo esto? La respuesta es sencilla, hay algo que siempre va a estar íntimamente ligado con todas estas iniciativas, los contenidos, y optimizando su gestión, estaremos sin duda aportando valor añadido a dichas iniciativas.

Habitualmente se cree que por estar digitalizando documentos y almacenándolos en un entorno más o menos organizado, se está realizando gestión documental. Sin duda eso es un paso importante para disponer de una solución completa, pero es tan solo el primer paso para poner el contenido a trabajar como un activo más de la organización.

En momentos como el actual, que la sostenibilidad no solo es una moda sino un objetivo en multitud de organizaciones, los sistemas de gestion documental corporativos (ECM) pueden suponer una herramienta que fácilmente apoye esas estrategias de sostenibilidad. ¿Que opinais?