Los 3 ingredientes básicos de un ECM: Personas, Procesos y Contenido

Esta claro que, a nivel organizativo, la denominada "Green IT" debe, además de permitir el poder hacer las cosas bien y de forma sostenible, impactar de forma positiva en la cuenta de resultados.

Más aun en el entorno de mercado en el que nos encontramos, la identificación y cuantificación del Retorno de Inversión (famoso Return on Investment o ROI en inglés) a un plazo lo más corto posible es un prerrequisito antes de embarcarse en el despliegue de cualquier proyecto y es aquí donde la gestión documental goza de gran variedad de argumentos, tomándose con una visión de soporte a procesos corporativos.

Como ejemplo, algunos datos que he encontrado en whitepapers de diferentes analistas y que aplican a cualquier tipo de empresa:

-En media, más del 15% del espacio de oficina se ocupa por armarios y/o lugares para almacenar contenidos. En diversos estudios se ha mostrado que la implantación de un sistema de gestión documental puede llevar a reducir este espacio en más de un 35%.

-El tiempo medio diario gastado en buscar documentos en papel, ficheros, correo o contenido en intranets o internet es de unos 51 minutos. El tiempo de localización de un contenido electrónico gestionado por una plataforma ECM es de unos 15 segundos.

-En media, se generan 3 copias dentro de una misma organización para los documentos críticos de negocio (facturas, contratos,…). Este número pasa a 10 en compañías multinacionales. En determinados procesos, el disponer de una plataforma de ECM, puede eliminar por completo la generación de copias.

Pero más allá de estos argumentos cuantitativos, la verdadera transformación se obtiene al ensamblar dentro de una misma visión, el proceso de negocio, los contenidos que lo soportan (independientemente de su fuente y formato) y las personas que actúan en dicho proceso (dentro y fuera de la organización). Para esto es fundamental el disponer de una herramienta que asegure el trabajo sobre el “contenido único” y que además aporte seguridad, permita el cumplimiento de normativas de accesibilidad y retención, y sea accesible de forma sencilla y transparente al usuario.

La clave del éxito al definir e implantar un sistema de gestion documental, es conjugar Personas, Procesos y Contenido. Si alguno de estos ingredientes falta o no se pone en la cantidad necesaria, aunque sigamos los pasos que indica la receta, lo mas probable es que la tarta no salga todo lo buena que esperamos.