Uno de mis libros favoritos es "Los Pilares de la Tierra" de Ken Follet. Para aquellos, imagino que pocos, que no lo hayan leído, narra el proceso de construcción de una catedral a través de los años en la Inglaterra del siglo XII. El libro incluso tiene una versión extendida en forma de aplicación de iPad (aqui podeis verla en iTunes).
Pero volviendo al tema inicial, no cometeré la osadía de comparar la construcción de una catedral gótica con la construcción y despliegue de un sistema de gestión documental, sin embargo, ambos tienen 3 pilares fundamentales bastante análogos:
1.- Material = Aplicación.
La longevidad y durabilidad en el tiempo de la catedral, estaba ligada a la calidad de los materiales seleccionados. Del mismo modo, la selección de una plataforma software escalable y funcionalmente completa, es vital para poder implantar una solución de gestión documental corporativa.
2.- Artesanos = Integrador
La belleza, armonía y magestuosidad de la catedral, se la daba el talento de los maestros artesanos que participaban en su construcción. Igualmente, la selección del partner y el equipo de proyecto adecuado es clave para el éxito de la implantación de un proyecto de gestión documental.
3.- Planos = Mapa Documental
La eficacia y sostenibilidad de la catedral, se la daban los planos que tan concienzuda y meticulosamente preparaban los maestros arquitectos. En este sentido, disponer del mapa documental y los procesos documentales corporativos es fundamental para aprovechar las capacidades de sinergia, colaboración y productividad inherentes al despliegue de sistema documental corporativo.
A los dos primeros se suelen dedicar muchos recursos y tiempo, sin embargo, la elaboración de un mapa documental corporativo, siendo en mi opinión igual de importante, se suele dejar en un segundo plano. El mapa documental define un modelo de catalogación completo, permite identificar las interrelaciones entre los documentos y las áreas operativas, los procesos que requieren o consumen dichos documentos y los diferentes roles y permisos que se deben tener en cuenta para gestionar su acceso por las personas relevantes. De esta forma:
- Identifica sinergias,
- Elimina duplicidades,
- Identifica áreas de eliminación de papel
- Permite homogeneizar procesos interdepartamentales o intercompañías
- Identifica áreas de riesgo
- Identifica áreas de “quick-win”
- …
Disponer del mapa documental corporativo previamente a la implantación de una solución documental, no elimina el riesgo de tener un proyecto poco exitoso (recordar que hay otros dos pilares), pero es básico para obtener el máximo retorno del proyecto en cuestión y construir una plataforma documental robusta y escalable para toda la organización, sin que ello se convierta en “Un mundo sin fin”, que es como se llama la continuación de “Los Pilares de la Tierra”.
En vuestra opinión ¿hay mas pilares fundamentales? ¿como pensais que se puede asegurar la robustez de estos tres pilares?
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